Vous êtes rattaché(e) hiérarchiquement à la Directrice du Département Administration Générale, êtes sous la supervision de la coordinatrice du service et travaillez avec l’équipe administrative en place où la polyvalence est favorisée. Vous êtes également ressource pour les différents départements du Siège Social selon une organisation définie.
- Assurer l’accueil physique et téléphonique du siège,
- Être en relais de la personne en charge du suivi, de la réservation et la préparation des salles de réunions,
- Gérer les dossiers d’assurances, de sinistres, de résiliations conformément au process mis en place,
- Suivre et contrôler les fiches d’investissements conformément au process mis en place,
- Saisir les accidents de travail dans la base de données, les suivre et être garant(e) du respect du process établi,
- Participer à la gestion du patrimoine associatif (suivi des loyers, baux, ouverture de compteurs, assurance, renseignement des tableaux de bord…),
- Être le support administratif de la coordinatrice du département sur le volet des achats (rédaction cahier des charges, suivi des consultations, analyse, …).
Prérequis :
- Titulaire d’un Diplôme de niveau 4, BAC,
- Une expérience professionnelle en matière de secrétariat administratif est impérative,
- Utilisation de l’Outil informatique et en particulier le Pack Office : Outlook, Excel, Word, Power Point.
isabelle.sarracanie@mljpau.fr